メーリングリストからのメールへの返信は慎重に!

ETロボコン2010への参加申し込みも締め切られ、メーリングリスト開設準備のためのテストメールも飛び始めて、いよいよシーズンインの盛り上がりを見せて来ましたね。

そこで今後、参加者の皆さんはメーリングリスト(ML)を経由して受信した電子メールへの返信には気をつけましょう!(なんだか隠れ実行委員みたいな振る舞いになって来ましたが、今年も優勝候補です!!! 🙂 )

メーリングリストを経由して受信した電子メールにメールクライアント(Outlook ExpressやMail.app)の『返信』ボタンを押して返信するとメーリングリスト参加者全員(ETロボコン参加者&実行委員全員)に電子メールが配信されてしまうので注意しましょう。

ETロボコン事務局だけに返信(送信)したつもりが、メーリングリスト参加者全員に個人情報をばらまいてしまう事故につながることがあります。

一方で運営や技術的な質問に関して、ETロボコン事務局だけに宛先を絞ってメールを送ると、事務局から他の実行委員にメールを転送するタイムラグが発生して迅速な回答を得られないことにつながります。

私もときどき失敗するので他人のことは責められないのですが、数百人が参加するメーリングリストで送信(返信)先を間違えてメールを出すと自分も困るし他人にも迷惑をかけるので気をつけましょう。

仕事で使っているメールアカウントに「至急」や「ごめんなさい」なんて紛らわしいメールが殺到するとイラッ!とくる方もときどき現れますので・・・ 😉

以下は電子メールの返信の技術的解説です。こんな能書きを知らなくても電子メールの送信ボタンをポチっと押す前に「宛先欄」をしっかり確認すれば良いことです。

電子メールのヘッダーには FromReply-To の情報が埋め込まれています。たとえば以下のような感じになります。

普通のメールではReply-Toが存在しないか、もしくはFromと同じ内容が埋め込まれています。しかし、例えばプライベートアドレスから発信したメールに対して、会社のオフィシャルアドレスへ返信が欲しいな!なんてときはメールクライアントの設定を変更して、返信を希望するメールアドレスをReply-Toに埋め込みます。

またメーリングリストの場合は「多ユーザー」対「多ユーザー」のコミュニケーションが本来の目的ですから、メーリングリスト管理ソフトが Reply-Toにメーリングリストの電子メールアドレス(たとえば、xxx-mailing-list@etrobo.jp)を埋め込みます。これがメーリングリストから受信したメールに返信ボタンをつかって返信したとき、そのメールがメーリングリスト全体にばらまかれる理由です。別にバグとか不具合というのではなく、メーリングリストとはそういうものです。